NORMA
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ORDEN EHA/962/2007, de
10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones
sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto
1496/2003, de 28 de noviembre, por
el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
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PUBLICADO
EN:
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Boletín Oficial del Estado n.º 90/2007, de 14 de abril. Boletín Oficial del Ministerio de
Economía y Hacienda n.º
17/2007 de 26 de abril. |
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TRIBUTO-MATERIA
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I. Normas generales-Procedimiento
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Remisión
y conservación electrónica de facturas y documentos
sustitutivos. |
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NORMAS
DE REFERENCIA
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Desarrolla: |
—Real Decreto 1496/2003, de
28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento
por el que se regulan las obligaciones de facturación. —Ley 37/1992, del IVA (art. 88.2). |
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Deroga: |
Orden HAC/3134/2002, de 5
de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de
facturación telemática previsto en el artículo 88 de la
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido,
y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. |
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ORDEN
EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, contenidas en el Real
Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Las obligaciones relacionadas
con la expedición y la conservación de facturas han sido
desarrolladas, conforme a las habilitaciones legales previstas al efecto, por
el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Los artículos 17 y 18
del citado Reglamento regulan la forma de remisión de las facturas o
documentos sustitutivos y, en particular, la remisión por medios
electrónicos de dichos documentos, estableciendo los procedimientos
mediante los que puede efectuarse dicha remisión que, en todo caso,
deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Por su parte, los artículos 19 y siguientes de dicha norma regulan la
conservación de facturas o documentos sustitutivos y, especialmente, el
artículo 21 regula la conservación de dichos documentos mediante
medios electrónicos. Los artículos 18.3. y 21.3 establecen que el
Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el
desarrollo y aplicación de lo establecido en esos artículos.
Aunque no los defina, cuando
la norma menciona a las facturas o documentos sustitutivos, se refiere a
aquellos documentos originales que contienen los datos establecidos en el
propio Reglamento. Se trata, por tanto, de los documentos que han sido creados
por quienes están obligados a su expedición, tanto en los
supuestos en que la expedición haya sido efectuada por ellos mismos como
cuando hayan sido expedidos por los destinatarios o por terceros actuando en
nombre y por cuenta de los citados obligados a su expedición.
Por tanto, sólo los
originales de las facturas y documentos sustitutivos, así como las
copias y duplicados de aquellos, tendrán el valor como justificantes que
la normativa tributaria respectivamente les otorga, no teniendo dicha
consideración los obtenidos por los destinatarios sin la intervención
y aceptación del obligado a su expedición, con las excepciones contempladas
en esta norma, por no quedar garantizada la autenticidad del origen y la
integridad del contenido de los mismos.
La generalización del
uso de las telecomunicaciones y del correo electrónico para la
remisión de todo tipo de mensajes, incluidos entre ellos el envío
de las facturas o documentos sustitutivos, hace necesario aclarar la validez
legal de los remitidos en formato electrónico al destinatario, debiendo
aceptarse esta práctica como válida en la medida que, como ya se
ha indicado, incorpore medios que garanticen la autenticidad de su origen y la
integridad de los documentos así remitidos.
Si bien hasta época
bien reciente la firma electrónica reconocida por la Administración
tributaria era únicamente la gestionada por la Fábrica Nacional de
Moneda y Timbre, actualmente se han incorporado al catálogo de
certificados electrónicos admitidos aquellos otros homologados por la
propia Agencia Estatal de Administración Tributaria recogidos en su página
web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas.
No obstante, la presente Orden aclara que cualquier otra firma electrónica
avanzada, basada en un certificado reconocido y generada mediante un
dispositivo seguro de firma de las reguladas en el artículo 3.3 de la
Ley 59/2003, de firma electrónica, es plenamente válida.
Igualmente, la Orden aclara
los requisitos exigibles a las facturas electrónicas recibidas desde el
extranjero que utilizan una firma electrónica como medio para garantizar
la autenticidad de origen e integridad de contenido.
En otro orden de cosas, el
Real Decreto 1496/2003, de 28 de diciembre, atribuye a la Agencia Estatal de
Administración Tributaria la competencia para autorizar ciertas
prácticas sin asignarla a ningún Departamento en concreto.
Así sucede con las autorizaciones contempladas en los artículos
5.4, 18.1.c) y 19.4 del citado
Reglamento. En esta Orden se define cual es el órgano competente
así como los requisitos exigibles y el procedimiento a seguir en dichos
supuestos.
El artículo 19.1 del
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
establece la obligación, según sea el caso, de conservar los
originales o las copias de los documentos que se enumeran en dicho precepto.
Con carácter general,
las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que
originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la
posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de
originales.
Como excepción, en esta
Orden se prevé la posibilidad de que en el caso de que el documento se
reciba en soporte electrónico y venga firmado mediante un sistema de firma
electrónica reconocida o cualquier sistema de firma homologado por la
Agencia Estatal de Administración Tributaria en los términos
descritos en el citado Reglamento y en esta Orden, el destinatario que disponga
de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de
firma pueda imprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas
gráficas de autenticación, producidas según la especificación
PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero
de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación
telemática. La factura o documento sustitutivo así conservado es
una opción válida, pensada para posibilitar la
conciliación de los intereses de aquellos empresarios y profesionales
que desean expedir facturas electrónicas firmadas y los de aquellos
destinatarios que, por su reducida dimensión o desarrollo
tecnológico, desean que la conservación de tales documentos se
realice en papel.
En el sentido opuesto,
asistimos a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de
la digitalización de documentos recibidos en soporte papel y permita la
sustitución de los documentos originales en papel por los
correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de
las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de
ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los
consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo,
favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos.
Esta digitalización,
sin embargo, debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías
documentales que, como justificantes, aportan los documentos originales en
papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son
expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales. En esta Orden se
regula un sistema de digitalización certificado que permite equilibrar
el interés público que representa la Hacienda Pública y
los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean disponer de un
archivo o base de datos documental de naturaleza informática que compile
todas las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o
justificantes en papel, que deben ser conservados durante el plazo que resulta
de lo dispuesto por la Ley General Tributaria.
A estos efectos, la Orden
define como digitalización certificada la obtención de una imagen
digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda
sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen
por Resolución de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria. Este proceso de digitalización se prevé que pueda ser
realizado por los propios obligados tributarios o por un tercero prestador de
servicios de digitalización mediante el empleo en ambos casos de un
software de digitalización certificado, cuya homologación
deberá ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software a
la Agencia Tributaria.
Asimismo, se especifican los
requisitos para obtener la autorización de dicho software de
digitalización certificado por parte de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
En su virtud,
dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Por la presente Orden se
desarrollan determinados aspectos relacionados con la remisión y
conservación de facturas y documentos sustitutivos en el marco del Real
Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación.
Todas las referencias que se
realizan en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación al concepto de factura o documento sustitutivo deben
entenderse realizadas al documento original en el soporte físico o
electrónico que ha sido creado por el expedidor obligado a su
realización y que ha sido remitido o puesto a disposición del
destinatario, con independencia de que el expedidor material sea el propio
sujeto pasivo, su cliente o un tercero que actúe en nombre y por cuenta
del sujeto pasivo y siempre que cuente con los contenidos exigibles conforme a
los artículos 6 y 7 del citado Reglamento.
Artículo 2. Remisión de facturas y
documentos sustitutivos.
1. De
acuerdo con el artículo 17 del Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, la obligación de remisión de
las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por medios electrónicos
que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido,
siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.
El consentimiento podrá
formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier
momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos
sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo
de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el
derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción
de dicho comunicado.
La expedición de
documentos en un soporte dado, en papel o electrónico, no condicionará
el medio por el que deban remitirse en un momento ulterior al mismo destinatario,
o el medio por el que se deban remitir las facturas rectificativas relacionadas
con aquellos, o los duplicados de facturas remitidas con anterioridad.
2. A
efectos de lo establecido en el artículo 18.1.a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, será válida cualquier firma
electrónica reconocida, cuya definición según el
artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma
electrónica, consiste en cualquier firma electrónica avanzada
basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro
de firma.
3. Cuando
las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electrónicamente y
la opción utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e
integridad de contenido sea la utilización de un sistema de firma
electrónica reconocida, conforme a lo establecido en el artículo
18.1.a) del Reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación, la firma electrónica
aplicada será la que se derive de la utilización del certificado
del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero
que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado
tributario.
Las copias de las facturas
expedidas por medios electrónicos, remitidas a los empresarios o
profesionales que realicen las operaciones, incluso en el supuesto de
facturación por el destinatario o por un tercero en nombre y por cuenta
del sujeto pasivo, incorporarán las firmas electrónicas en los
mismos términos indicados en el párrafo anterior.
4. Cuando
se trate de un sistema de facturación electrónica basado en
acuerdos de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define
en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la
Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos
jurídicos del intercambio electrónico de datos, entre expedidor y
destinatario, conforme a lo previsto en el artículo 18.1.b) del Reglamento por el que se regulan
las obligaciones de facturación, en el acuerdo de intercambio
electrónico de datos entre las partes debe reflejarse con
precisión cuáles son los medios o procedimientos implementados en
el sistema de facturación que permitan garantizar la autenticidad de
origen y la integridad de contenido de los documentos intercambiados.
5. Las
facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadas
con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su
expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus
destinatarios ni recibidas por éstos.
Artículo 3. Autorización de sistemas
de facturación electrónica a propuesta del contribuyente.
1. Cuando
el sistema utilizado por el expedidor de facturas electrónicas para garantizar
la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las facturas o documentos
sustitutivos remitidos electrónicamente no tenga cabida de forma expresa
en alguna de las letras a y b del artículo 18.1 del Reglamento por el
que se regulan las obligaciones de facturación, el obligado a la
expedición de las mismas deberá presentar una solicitud de
autorización de forma previa ante la Agencia Estatal de
Administración Tributaria dirigida al Director del Departamento de Inspección
Financiera y Tributaria.
En dicha solicitud
deberá describir cuáles son los elementos o medios que propone
aplicar para que quede garantizada la autenticidad de origen y la integridad de
contenido de los documentos electrónicos remitidos, de modo que estas
garantías puedan ser verificadas por la Administración Tributaria
en cualquier momento ulterior a su remisión durante el plazo que resulte
de lo dispuesto al efecto por la Ley General Tributaria.
2. Los
elementos o medios de control utilizados no están sujetos a priori a ninguna
restricción conceptual ni tecnológica, pero deberán ser
detallados por el solicitante y estar a disposición del destinatario o
de una entidad tercera que actúe como tercera parte de confianza del
sistema, en cuyo caso, dicha entidad tercera deberá ser identificada en
la solicitud. Estos elementos o medios de control serán accesibles a la
Administración Tributaria durante el plazo que resulte de lo dispuesto
al efecto por la Ley General Tributaria a los efectos de que ésta pueda
verificar dichas propiedades de autenticidad de origen e integridad de
contenido de los documentos recibidos.
Cuando la solicitud presentada
no contenga todos los elementos que sean necesarios para permitir la
verificación de los requisitos exigidos normativamente, se podrá
requerir al solicitante para que en el plazo de 10 días, contados a
partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento,
subsane los defectos de que adolezca, con indicación de que si
así no lo hiciera se le tendrá por desistido y se
procederá al archivo de la solicitud sin más trámite.
Cuando el requerimiento de subsanación haya sido atendido en plazo pero
no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificará al solicitante
la denegación de la solicitud de acuerdo con lo previsto en el apartado
4 siguiente.
3. Para
efectuar la mencionada verificación, el Departamento de
Inspección Financiera y Tributaria podrá recabar la
información complementaria que entienda necesaria para comprobar la
exactitud de lo declarado por el solicitante y efectuar las comprobaciones
adicionales que estime convenientes.
4. Una vez
verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden, el
Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria
acordará la autorización para expedir facturas
electrónicas con arreglo al sistema propuesto por el solicitante
asignando una referencia identificativa a la misma. En la resolución se
describirán las condiciones en que la autorización se entiende
concedida. En caso contrario, en el escrito de denegación de la
autorización se deberá motivar la causa que impide la autorización.
El acuerdo que se dicte será recurrible en alzada ante el Director
General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
5. El
Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria
resolverá sobre la solicitud de admisión en un plazo de seis
meses. Si, por cualquier motivo, la verificación no hubiera finalizado
en ese plazo o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud
podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.
6. Podrán
solicitar la autorización a que se refiere este artículo los
empresarios o profesionales o cualquier otra persona o entidad obligada a la
expedición de facturas o documentos sustitutivos establecida o residente
en España.
Artículo 4. Facturas electrónicas
recibidas de terceros países.
1. A los
efectos de garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido,
los requisitos exigibles a las facturas o documentos sustitutivos
electrónicos recibidos de terceros países serán los mismos
que los que deben cumplir los expedidos y remitidos en territorio
español, independientemente del soporte y formato electrónico de
los mismos.
2. Cuando
se trate de documentos recibidos por medios electrónicos y el sistema
utilizado para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del
contenido de los mismos sea la utilización de un mecanismo de firma
electrónica, ésta deberá ser una firma electrónica
reconocida, teniendo tal consideración, la que, conforme a la letra a
del apartado 1 del artículo 18 del Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, cumpla lo dispuesto en los apartados 2, 6 y
10 del artículo 2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y
del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco
comunitario para la firma electrónica, que se corresponde con el
concepto recogido en nuestro ordenamiento interno en el artículo 3.3 de
la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
3. En el
caso de que el sistema utilizado para la remisión de facturas o documentos
sustitutivos por medios electrónicos sea el de firma electrónica
reconocida, corresponderá al destinatario del documento residente en
España, previamente a aceptar la recepción, cerciorarse de que la
firma electrónica utilizada es una firma electrónica reconocida
conforme a lo dispuesto en el párrafo anterior.
Lo dispuesto en el
párrafo anterior podrá cumplirse entre otros, por alguno de los siguientes
medios:
a) Cuando
el certificado en cuestión sea expedido por una autoridad de servicios
de certificación residente en alguno de los países de la
Unión Europea, bastará con que se cumpla alguno de los siguientes
requisitos:
1.º Que el
certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado
cualificado o reconocido, en el sentido regulado en la Directiva 1999/93/CE,
del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, y que la
entidad de certificación expedidora sea residente en algún
país de la Unión Europea y tenga accesibles y públicas sus
prácticas y políticas de certificación, con especial
reconocimiento del cumplimiento de los requisitos exigibles en dicha Directiva
a las entidades expedidoras de certificados reconocidos o cualificados.
2.º Que la
entidad de certificación se halle acreditada en dicho sentido por una
entidad establecida en la Unión Europea conforme a un sistema voluntario
de acreditación destinado a mejorar los niveles de provisión de
servicios de certificación, en base al apartado 2 del artículo 3
de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de
diciembre de 1999.
3.º Que la
entidad de certificación se halle inscrita con dicha condición en
algún registro público controlado por la autoridad competente del
Estado miembro en materia de firma electrónica o por una autoridad
competente en materia de control fiscal de dicho país, en materia del Impuesto
sobre el Valor Añadido o de Impuestos directos.
b) Respecto
de los certificados expedidos por una autoridad de servicios de certificación
no residente en alguno de los países de la Unión Europea,
deberá acreditarse que el certificado tiene la condición de certificado
reconocido o cualificado y que la entidad expedidora del mismo está
igualmente cualificada para la expedición de tales certificados, por
alguna de las siguientes opciones:
1.ª Que el
proveedor de servicios de certificación cumpla los requisitos establecidos
en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre
de 1999, y haya sido acreditado en el marco de un sistema voluntario de acreditación
establecido en un Estado miembro.
2.ª Que un proveedor
de servicios de certificación establecido en la Unión Europea,
que cumpla las prescripciones de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, avale el certificado.
3.ª Que el
certificado o el proveedor de servicios de certificación estén
reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la
Unión Europea y terceros países u organizaciones internacionales.
4. El
destinatario deberá disponer del software de verificación de
firma y del procedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados
extranjeros, en los mismos términos que lo dispuesto en el tercer
párrafo del apartado 4 del artículo 6 de esta Orden.
Artículo 5. Obligaciones del expedidor en la
conservación de las facturas y documentos sustitutivos.
1. Los
empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte
de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere
el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturación.
Esta obligación
podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por
un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, con
quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios.
En cualquier caso, el obligado tributario será el único
responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en el
artículo 19.1 del citado Reglamento, debiendo asegurarse de la existencia
de las copias de seguridad necesarias y de que se apliquen las medidas
técnicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar
la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro
o avería del sistema informático en el que se almacenan las
facturas o documentos sustitutivos electrónicos.
2. Se
entiende por copia de una factura o documento sustitutivo, en soporte papel, un
documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, pudiendo
contener algún distintivo que así lo indique, como es la
expresión «copia». En las facturas o documentos sustitutivos
electrónicos, la copia es un fichero idéntico al original. Cuando
el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al
fichero firmado.
Se entiende por matriz de una
factura o documento sustitutivo, o conjunto de facturas o documentos
sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de
datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las
facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que
permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos
sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados.
3. La
gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se
refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe
hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y
en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de
tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar,
en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el
descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.
Asimismo, el obligado
tributario deberá facilitar el acceso completo y sin demora injustificada
a tales documentos, entendiéndose por tal aquél que permita la
consulta directa de todos y cada uno de los documentos, copias o matrices
conservados, cualquiera que sea su soporte.
Cuando se utilice un sistema
informático en la llevanza y conservación de los documentos
expedidos y las copias o matrices de los documentos y, por tanto, éstos
tengan un soporte electrónico, tanto en un sistema de almacenamiento
local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aquél que
posibilite una consulta en línea a los datos que permita la
visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la
búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los
libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real
Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del
Impuesto sobre el Valor Añadido, la copia o descarga en línea en
los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que
sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación
de las actuaciones de control fiscal.
Artículo 6. Obligaciones de los destinatarios
en la conservación electrónica de las facturas y documentos
sustitutivos.
1. Los
empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte
de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere
el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturación.
Cuando las facturas o
documentos sustitutivos se reciban en soporte electrónico,
acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera
otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de
la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere
apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.
2. La
obligación de conservación se refiere a las facturas y documentos
sustitutivos recibidas en el formato y soporte original en el que éstas
hubieran sido remitidas, salvo que el destinatario opte por alguna de las
formas alternativas de conversión autorizadas contempladas en los artículos
7 y 8 de esta Orden, en cuyo caso la conservación se referirá a dichos
formatos y soportes.
Cualquier conversión de
soporte o de formato de los documentos recibidos distinta de las previstas en
los artículos 7 y 8 de esta Orden efectuada por el destinatario
dará origen a un nuevo documento que no tendrá la
consideración de documento original.
3. La
gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos
recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato
y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su
legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a
requerimiento de la Administración tributaria, el descifrado y la decodificación
de los datos no auto explicativos.
4. El
obligado tributario debe facilitar el acceso completo y sin demora injustificada
a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por
tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos,
cualquiera que sea su soporte.
Cuando se utilice un sistema
informático en la Ilevanza y conservación de los documentos y,
por tanto, éstos tengan un soporte electrónico, tanto en un
sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse
como aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que
permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su
contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban
reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y
siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga
en línea en los formatos originales y la impresión a papel de
aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos
de la verificación o documentación de las actuaciones de control
fiscal.
Cuando entre las facturas o
documentos sustitutivos recibidos existan documentos electrónicos en
cuya remisión se optó por la utilización de firma
electrónica en los términos de los artículos anteriores de
esta Orden como medio para garantizar la autenticidad de su origen e integridad
del contenido, el destinatario deberá conservar de forma ordenada,
además de las facturas y documentos sustitutivos electrónicos
recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando
no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. Asimismo,
deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de
un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez
de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo
que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos
en el momento de la expedición.
5. Cuando
el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electrónicos
sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados
tributarios, deberá cumplir con los requisitos expresados anteriormente.
No obstante, cumplidos éstos, podrán poner a disposición
de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio
de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según
corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada en los
términos de esta Orden, proporcionando un código de
autenticación de mensajes asociado a cada documento. Este código
permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y
garantizará, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados
en esta Orden.
En el supuesto del
párrafo anterior, un documento impreso a papel con este código es
válido, como en el artículo 8, siempre que se mantenga el
mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma
electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en
el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código
electrónico de autenticación.
Artículo 7. Digitalización certificada
de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos
o justificantes.
1. Los
obligados tributarios podrán proceder a la digitalización
certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros
documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos
sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que
el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron
de base.
2. Se
entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico
que permite, mediante la aplicación de técnicas
fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en
un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los
formatos estándares de uso común y con un nivel de
resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
Este proceso de
digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) Que
el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado
tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización,
en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software
de digitalización certificado en los términos del apartado 3 de este
mismo artículo.
b) Que
el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de
una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta
imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos
de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado
electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado
por el software de digitalización certificada. Este certificado debe
corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada
se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en
otro caso. Uno u otro, según corresponda, deberá disponer de los
procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso
de digitalización certificada.
c) Que
el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una
base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un
registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros
de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto
1624/1992, de 29 de diciembre, además de un campo en el que se contenga
la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la
contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del
documento conforme a como se indica en la letra b).
d) Que
el obligado a la conservación disponga del software de digitalización
certificado con las siguientes funcionalidades:
1.ª Firma de
la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al
cierre de cada período de liquidación al que esté sometido
el obligado tributario.
2.ª Acceso
completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se
entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en
línea a los datos que permita la visualización de los documentos
con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera
de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el
artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre,
la copia o descarga en línea en los formatos originales y la
impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los
efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de
control fiscal.
3. Las
entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización
que cumplan los requisitos del apartado 2 de este artículo
deberán cumplir los siguientes trámites:
a) Las
entidades interesadas presentarán una solicitud ante el Director del
Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria que deberá contener una
declaración responsable de cumplimiento de los requisitos exigidos en la
presente Orden, acompañada de la documentación que acredite su
cumplimiento.
En particular, el solicitante
deberá aportar, junto con la solicitud, las normas técnicas en
las que se base el procedimiento de digitalización certificada que
pretenda homologar, así como los protocolos o normas y procedimientos de
seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y
consulta de la base de datos documental que contenga las imágenes
digitalizadas de los documentos originales en papel suministrados por el obligado
tributario y los mecanismos de firma electrónica utilizados.
b) Adicionalmente,
la documentación aportada deberá contener un informe emitido por
una entidad de auditoría informática independiente con solvencia
técnica acreditada en el ámbito del análisis y la
evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la
opinión acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de
las condiciones establecidas en esta Orden para la admisión de su
sistema de digitalización certificada cuya homologación se
solicita y sobre los procedimientos utilizados.
c) Cuando
la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios
para permitir la verificación de los requisitos exigidos normativamente,
se podrá requerir al solicitante para que en el plazo de 10 días,
contados a partir del día siguiente al de la notificación del
requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicación de
que si así no lo hiciera se le tendrá por desistido y se
procederá al archivo de la solicitud sin más trámite.
Cuando el requerimiento de subsanación haya sido atendido en plazo pero
no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificará al
solicitante la denegación de acuerdo con lo previsto en la letra e
siguiente.
d) Para
efectuar la mencionada verificación, el Departamento de
Informática Tributaria podrá recabar cuanta información
complementaria entienda necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado
por el solicitante, así como efectuar las comprobaciones adicionales que
crea convenientes.
e) Una
vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden, el
Director del Departamento de Informática Tributaria acordará la
homologación del software de digitalización presentado y su
inclusión en una lista que se hará pública en la
página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria,
www.agenciatributaria.es. En la resolución se describirán las
condiciones en que la solicitud se entiende concedida y la referencia
identificativa de la misma. En caso contrario, en el escrito de
denegación de la autorización se deberá motivar la causa
que impide la autorización. El acuerdo que se dicte será
recurrible en alzada ante el Director General de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
f) El
Director del Departamento de Informática Tributaria resolverá acerca
de la solicitud de admisión en un plazo de seis meses. Si la verificación
no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución
expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio
administrativo.
g) Podrá
efectuar la solicitud a que se refiere este artículo cualquier entidad
desarrolladora establecida en España o en cualquier otro Estado miembro
de la Unión Europea.
Artículo 8. Impresión de facturas y
documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico.
En general, las facturas y
documentos sustitutivos remitidos electrónicamente deben ser conservados
por los destinatarios en el mismo formato electrónico de
remisión, sin conversión alguna, junto con los medios que
garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido. No obstante,
cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados
con firma electrónica en los términos de los artículos
anteriores de esta Orden, los contribuyentes destinatarios que deseen
conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma,
podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la
correspondiente opción de software que permita la impresión a
papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos
PDF-417, considerados como sendas marcas gráficas de
autenticación, en el primero de los cuales se incluirá íntegramente
el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo, tal y como fueron
firmados en su expedición, y en el segundo la firma electrónica
del fichero anterior y todos los elementos que de forma estandarizada permitan,
previa lectura, la verificación de la firma. En el supuesto de estar la
firma electrónica embebida en el fichero que contiene la factura o
documento sustitutivo o de que los datos del documento estén contenidos
en el formato de firma electrónica, bastará con la
impresión de un solo conjunto de marca gráfica que incluya todos
los datos del fichero o formato de firma electrónica.
Las marcas gráficas
tendrán las siguientes características:
a) Deben
permitir la lectura para la regeneración de los ficheros originales y
mantendrán una redundancia de datos para posibilitar la lectura, incluso
cuando el código se haya deteriorado en parte. Este rasgo se
conseguirá utilizando el nivel de corrección de errores 5 de la
especificación citada en la letra c de este artículo. Se
deberá utilizar la compactación en modo Byte (Byte compaction BC
mode) para permitir la codificación
de la información en formato BASE code 64.
b) Las
marcas se situarán en un área de impresión rectangular cuyo
vértice superior izquierdo tendrá siempre la misma coordenada
absoluta respecto del vértice superior izquierdo del papel, que
tendrá formato DIN A4, impreso en posición vertical.
c) Para
no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento
MACRO PDF417. No se deberá utilizar el procedimiento denominado
Truncated PDF417, lo que permitirá garantizar la lectura de las marcas
gráficas generadas. Para incluir la descripción de cada fichero
en la marca gráfica se deben emplear los campos de información
opcional definidos en la propia especificación del procedimiento.
d) A
los efectos de este apartado se entiende por PDF417 un código de barras
multilineal según la especificación Uniform Symbology Specification-PDF417
publicada por la Asociación para el Desarrollo de Estándares
(AIM) acreditada por American National Standards Institute.
Artículo 9. Expedición y
conservación de facturas y documentos sustitutivos fuera del territorio
español.
1. Los
obligados a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos destinatarios
de los ejemplares originales y los expedidores, respecto de las copias o matrices
de dichos documentos, podrán determinar el lugar de cumplimiento de
dicha obligación en territorio español o en el extranjero, a
condición de que pongan a disposición del órgano de la
Administración tributaria que esté desarrollando una
actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria,
ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada,
toda la documentación o información así conservada.
2. Cuando
la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación
únicamente se considerará válidamente cumplida si se
realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso
completo al sistema informático de almacenamiento remoto y sin demora
injustificada, no siendo admisible, en consecuencia, el almacenamiento fuera
del territorio español cuando los documentos estén en soporte
papel.
A los efectos de lo
establecido en el párrafo anterior, se entiende por acceso completo al
sistema informático de almacenamiento remoto aquél que posibilite
una consulta en línea a los datos que permita la visualización de
los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva
de cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro
regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de
29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales
y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los
efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de
control fiscal.
Cuando el lugar seleccionado
para la conservación por el propio obligado tributario, o por un tercero
que actúe en nombre y por cuenta del obligado tributario sea un tercer
país no perteneciente a la Unión Europea o con el cual no exista
un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua con un
ámbito de aplicación similar al previsto por la Directiva
76/308/CEE del Consejo, de 15 de marzo de 1976, sobre la asistencia mutua en
materia de cobro de los créditos correspondientes a determinadas
exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y por la Directiva 77/799/CEE
del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre
las autoridades competentes de los Estados miembros en el ámbito de los
impuestos directos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y por el
Reglamento (CE) n.° 1798/2003 del Consejo, de 7 de octubre de 2003,
relativo a la cooperación administrativa en el ámbito del
impuesto sobre el valor añadido y por el que se deroga el Reglamento
(CEE) n.° 218/92, únicamente cabrá la conservación de
facturas o documentos sustitutivos en dichos terceros países cuando la
conservación sea realizada de forma directa por el propio obligado
tributario previa comunicación a la Agencia Estatal de
Administración Tributaria o cuando la conservación sea
encomendada a terceras personas distintas del obligado tributario siguiendo el
procedimiento detallado en el apartado 4 de este artículo.
3. El
procedimiento a seguir en la autorización administrativa respecto a la
conservación electrónica de facturas y documentos sustitutivos en
terceros países, en los términos del apartado anterior,
resultará asimismo aplicable a los supuestos de autorización
previstos en relación con la expedición de facturas o documentos
sustitutivos por los clientes o por terceros prestadores de servicios de
facturación no residentes en territorio español en nombre y por
cuenta de empresarios y profesionales residentes en España.
Este procedimiento sólo
podrá instarse por empresarios o profesionales establecidos o residentes
en España interesados en la expedición o en el almacenamiento de
las facturas o documentos sustitutivos respecto de los que son sujetos
obligados a expedir o a conservar. No se admitirán las solicitudes de
prestadores de servicios residentes en el extranjero que pretendan homologar
sus sistemas para prestar servicios a entidades residentes en España.
4. El
procedimiento al que se refieren los apartados anteriores será el
siguiente:
a) Previamente
a la realización de las actividades de expedición o de almacenamiento
para la conservación de facturas o documentos sustitutivos, el
interesado en dicha expedición o conservación dirigirá una
solicitud de autorización al Director del Departamento de Gestión
Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que
será el órgano competente para resolver.
Para la tramitación de
la solicitud, el Departamento de Gestión Tributaria podrá solicitar
los informes que estime convenientes.
b) Para
la resolución del expediente, el interesado estará obligado a
facilitar cualquier información que resulte necesaria para evaluar por
la Administración tributaria las garantías ofrecidas respecto del
nivel de los accesos a los sistemas informáticos remotos y respecto de
la seguridad y confiabilidad en los sistemas, resultando exigibles las
auditorías informáticas externas realizadas por entidades de
reconocido prestigio internacional.
En el supuesto de sistemas de
expedición de facturas, se valorará si los sistemas de
facturación electrónica propuestos por residentes
españoles para operar en el extranjero satisfacen las garantías
esenciales de autenticidad de origen de las facturas expedidas y la integridad
de los contenidos y si los contratos entre los obligados y los clientes o terceros
expedidores se adecuan a la legalidad.
La Administración
tributaria podrá requerir, cuando se trate de un país tercero
distinto de los integrados en la Unión Europea, entre otros requisitos,
el compromiso escrito de la Administración fiscal donde reside el sistema
de datos remoto de colaboración con la Administración fiscal española
en caso necesario. A estos efectos, se deberá permitir a los auditores
informáticos españoles designados la colaboración activa
con los existentes, en su caso, en el país remoto para la
realización de los trabajos de análisis o auditoría de
tales sistemas informáticos de almacenamiento remoto y, en su caso de
obtención de la información relacionada con la facturación
allí almacenada referida a los obligados tributarios establecidos o
residentes en España. En el supuesto de tratarse de un país de la
Unión Europea resultará de aplicación la normativa europea
sobre asistencia mutua.
c) Cuando
la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios
para permitir la verificación de los requisitos exigidos normativamente,
se podrá requerir al solicitante para que en el plazo de 10 días,
contados a partir del día siguiente al de la notificación del
requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicación de
que si así no lo hiciera se le tendrá por desistido y se
procederá al archivo de la solicitud sin más trámite.
Cuando el requerimiento de subsanación haya sido atendido en plazo pero
no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificará al
solicitante la denegación de acuerdo con lo previsto en la letra e
siguiente.
d) Tras el análisis de la información
aportada junto al escrito inicial y de la expresamente requerida y de la
práctica de las pruebas que se estimen necesarias, el órgano que
haya conocido del sistema emitirá el correspondiente dictamen que
servirá de base para que el Director del Departamento de Gestión
Tributaria adopte el acuerdo que corresponda.
e) Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos
establecidos en esta Orden, el Director del Departamento de Gestión
Tributaria acordará la autorización solicitada asignando una
referencia identificativa a la misma. En el acuerdo podrán establecerse
condiciones específicas para la aceptación del sistema de
expedición o de almacenamiento solicitado.
En caso de denegación
de la autorización se deberá motivar la causa que impide la
autorización. El acuerdo que se dicte será recurrible en alzada
ante el Director General de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
f) El plazo para resolver el expediente es de seis meses.
Si al término del plazo no se hubiera dictado resolución expresa,
la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.
Disposición adicional
primera. Otras
obligaciones formales.
Para facilitar la
práctica de las comprobaciones administrativas en relación a los
documentos que se regulan en esta Orden se deberán conservar, durante
los plazos que resulten de la normativa tributaria, los datos en soporte
informático legibles y tratables por otros sistemas informáticos
distintos a aquellos que se utilizaron en su generación.
Para ello, las aplicaciones
informáticas utilizadas por el contribuyente en la generación de
los datos deberán disponer de la adecuada funcionalidad de
exportación de datos que garantice, en su caso, su importación
por otros sistemas y aplicaciones informáticas distintas a las
utilizadas por el contribuyente en el momento de su generación y que
sean accesibles en el mercado en el momento en que la Administración
tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente.
Disposición adicional
segunda. Régimen
de los sistemas de facturación telemática autorizados.
1. Todos los sistemas de intercambio de
facturación por medios telemáticos autorizados a la fecha de
entrada en vigor de esta norma, conforme al apartado cuarto de la Orden de 22
de marzo de 1996, por la que se dictan las normas de aplicación del
sistema de facturación telemática previsto en el artículo
88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor
Añadido, continuarán siendo válidos.
2. Todos los sistemas de facturación aprobados
conforme al punto 2 del apartado Quinto de la Orden HAC/3134/2002, de 5 de
diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación
telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de
diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo
9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, por el que se regula el
deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y
profesionales, continúan siendo válidos conforme a las
condiciones autorizadas sin que precisen de una nueva autorización
conforme a la presente Orden.
3. No serán admisibles modificaciones en tales
sistemas autorizados salvo que sean necesarias para adaptarlos a los nuevos
requisitos establecidos por el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, aprobado por el artículo primero del
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, y desarrollado por esta Orden.
En caso de que sea necesaria
una modificación en los sistemas autorizados, los interesados
deberán comunicarlo previamente al Departamento de Inspección
Financiera y Tributaria, que deberá resolver atendiendo exclusivamente
al cumplimiento de los requisitos exigibles en dicho Reglamento y en esta
Orden.
Disposición adicional
tercera. Certificados
electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de
certificación y firma electrónica.
En el ámbito de la
presente Orden, las entidades prestadoras de servicios de certificación
y firma electrónica, podrán desarrollar su actividad prestadora
también en el caso de que ésta deba realizarse con certificados
electrónicos emitidos por dichas entidades, con el alcance y
límites previstos en la correspondiente declaración de
prácticas de certificación.
Disposición
derogatoria única.
Queda derogada la Orden
HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen
de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y
en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.
Disposición final
primera. Habilitación
al Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Se autoriza al Director
General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para dictar
cuantas resoluciones sean necesarias para la aplicación de esta Orden.
Disposición final
segunda. Entrada
en vigor.
La presente Orden
entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en
el BOE.
Madrid, 10 de abril de
2007.—El Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de
Economía y Hacienda, Pedro Solbes Mira.