§ IV.B.A) 8. NORMA TÉCNICA SOBRE COLABORACIÓN CON AUDITORES PRIVADOS EN LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS PÚBLICAS. APROBADA POR LA COMISIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE NORMAS TÉCNICAS DE LA OFICINA NACIONAL DE AUDITORÍA, EL 11 DE ABRIL DE 2007
La Ley General Presupuestaria atribuye a la Intervención General de la Administración de Estado (IGAE) las funciones de auditoría pública a realizar sobre los órganos y entidades integrantes del sector público estatal y sobre los fondos carentes de personalidad jurídica cuya dotación se efectúe mayoritariamente desde los Presupuestos Generales del Estado.
Para el ejercicio de estas competencias en caso de insuficiencia de medios propios disponibles, la Disposición Adicional Segunda de la Ley General Presupuestaria, autoriza a la IGAE a recabar la colaboración de empresas privadas de auditoría, contratando con ellas la realización de los trabajos de auditoría de cuentas que en cada caso se señalen, y que deberán ajustarse a las normas e instrucciones que determine la IGAE.
Igualmente, en el ámbito de la Seguridad Social, el artículo 93.2.º del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social contempla la posibilidad de que la Intervención General de la Seguridad Social (IGSS), recabe la colaboración de empresas privadas de auditoría para el ejercicio de sus competencias.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, y a la vista de la necesidad de establecer un procedimiento que regule las actuaciones, relaciones, funciones y responsabilidades en esta materia, la Comisión para la elaboración de Normas Técnicas, ha aprobado en su reunión de 11 de abril de 2007 la presente Norma Técnica sobre colaboración con auditores privados en la realización de auditorías públicas.
1. OBJETO
La presente Norma Técnica regula las relaciones de los auditores de la Intervención General de la Administración del Estado con auditores privados, como consecuencia de contratos de colaboración para la realización de auditorías públicas, la delimitación de funciones y responsabilidades entre ambos y su efecto en los informes a emitir por la IGAE.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El contenido de esta Norma Técnica será de aplicación cuando en el ejercicio de las competencias de la Intervención General de la Administración del Estado, en materia de auditoría pública, de acuerdo con lo establecido en la Ley General Presupuestaria y en el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social, sea necesario contratar, en caso de insuficiencia de medios propios, la realización de una auditoría de cuentas o la realización de colaboraciones parciales para el desarrollo de una auditoría de cuentas.
3. AUDITORES PRIVADOS
A los efectos de esta norma se consideran auditores privados los profesionales autorizados para el ejercicio de la actividad de auditoría de cuentas por el organismo encargado de la regulación y supervisión de la actividad de auditoría de cuentas, es decir, que figuren inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
Las condiciones de solvencia técnica o profesional de los auditores privados se fijarán en el pliego de cláusulas administrativas del contrato, de acuerdo con las necesidades de la colaboración que se pretende y, en consecuencia, la acreditación de las mismas se realizará durante el procedimiento de contratación administrativa, correspondiendo su valoración al órgano de contratación.
El término auditor privado designa tanto a una persona física que reúna las condiciones exigidas, como a una empresa de auditoría, entendiéndose en este último caso que cuando se requiera la firma del auditor privado, ésta se refiere a la del socio firmante del contrato.
4. CONTRATOS DE COLABORACIÓN EN AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES
4.1. Actuaciones de la IGAE.
La Intervención General de la Administración del Estado, como consecuencia de la insuficiencia de medios propios, puede recabar la colaboración de un auditor privado para la realización de la auditoría de cuentas prevista en el artículo 167.1. de la Ley General Presupuestaria. En estos casos, el objetivo, el alcance y las condiciones del trabajo serán los que se establezcan en el contrato de colaboración y en los correspondientes pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas.
En el alcance del trabajo a realizar se hará mención en su caso, de las actuaciones y trabajos complementarios a realizar por el auditor privado que, la Intervención General de la Administración del Estado establezca en virtud de lo previsto en el artículo 167 apartados 2.º, 3.º y 4.º de la Ley General Presupuestaria.
El ejercicio de las competencias de auditoría de cuentas anuales a través de la contratación de auditores privados, exige que la Intervención General de la Administración del Estado realice las actuaciones necesarias para la coordinación, verificación, revisión y recepción del servicio contratado.
Para la realización de dichas actuaciones se designará un equipo de funcionarios de la Intervención General de la Administración del Estado, denominado equipo de revisión, cuya dirección inmediata corresponderá al Jefe de Equipo que se designe al efecto, el cual actuará a las órdenes del Director del Servicio designado por el Director de la Oficina Nacional de Auditoría. La función de Director del Servicio podrá recaer en un Jefe de División de la Oficina Nacional de Auditoría, en un Interventor Delegado, o en un Interventor Regional o Territorial en cuyo ámbito territorial de competencias radique la sede de la entidad a auditar. En el ámbito de la Intervención General de la Seguridad Social y del Intervención General de la Defensa, las funciones de Director del Servicio recaerán en el Subdirector General de Control Financiero del Sistema de la Seguridad Social y en el Jefe de la División de Control Financiero y Auditoría de la Intervención General de la Defensa, respectivamente.
El equipo de trabajo designado podrá realizar sus actuaciones en las dependencias de la IGAE o personarse en las dependencias de la entidad auditada cuando el Director del Servicio lo estime oportuno, examinar los papeles de trabajo y cuanta documentación soporte considere necesaria, asistir a la realización de pruebas, así como requerir de los auditores privados las aclaraciones que estime pertinentes.
La Intervención General de la Administración del Estado podrá acordar, cuando la necesidad del servicio así lo aconseje por razones de eficiencia técnica y organizativa, que parte de la ejecución del trabajo que es objeto del contrato de colaboración sea realizado por personal de la propia Intervención General. Dicha posibilidad y sus condiciones, deberán, en todo caso, estar previstas expresamente en el contrato que regule la citada colaboración.
4.2. Funciones del Director del Servicio.
Al Director del Servicio, le corresponden las siguientes funciones:
- Designar al Jefe y a los miembros del equipo de revisión.
- Aprobar, a propuesta del Jefe del equipo de revisión, el Plan global elaborado por el auditor privado.
- Establecer los criterios generales de la revisión a efectuar y el sistema de seguimiento y control que permita obtener información permanente del grado de ejecución de los trabajos y de los resultados que se van obteniendo.
- Exigir al auditor privado la asignación de medios y organización necesarios para la prestación del servicio en cada una de sus fases según las condiciones ofertadas en el proceso de contratación.
- Exigir la realización de pruebas adicionales a las inicialmente previstas cuando se considere necesario y requerir, directamente o a través del Jefe del equipo de revisión, al auditor privado para que modifique o complemente los trabajos realizados, cuando considere que no se están realizando con la calidad o el alcance necesarios para permitir el cumplimiento de los objetivos del control.
- Tramitar y resolver cuantas incidencias surjan en la prestación del servicio e interpretar las condiciones establecidas en el contrato, sin perjuicio de las facultades del órgano de contratación.
- Aceptar los memorandos de conclusiones, así como, la nota de observaciones a las alegaciones formuladas por la entidad.
- En su caso, autorizar la emisión de los informes que debe emitir el auditor privado.
- Firmar los informes que emita la Intervención General de la Administración del Estado.
- Sin perjuicio de la documentación exigida por el procedimiento de contratación administrativa, recibir las entregas que constituyen el objeto del contrato, expedir las certificaciones de la labor realizada y, en general, cuantas comunicaciones formales y escritas requiera la ejecución del contrato.
4.3. Funciones del Jefe del equipo de revisión.
Corresponde al Jefe del equipo de revisión adoptar, bajo la dirección del Director del Servicio, las decisiones tendentes a asegurar una correcta ejecución del trabajo y en particular:
- Revisar el Plan global y proponer al Director del Servicio su aprobación.
- Dirigir el equipo de trabajo que efectúa la revisión y comunicar periódicamente al Director del Servicio los resultados de la misma.
- Efectuar el seguimiento y control de la ejecución del contrato que permita tener información permanente y actualizada del grado de ejecución de los trabajos, así como de los resultados que se van obteniendo.
- Informar al Director del Servicio de cuantas incidencias relevantes sean detectadas en el proceso de revisión.
- Firmar, fundo con el Director del Servicio, cuando éste sea un Jefe de División de la Oficina Nacional de Auditoría, el Subdirector General de Control Financiero del Sistema de la Seguridad Social o el Jefe de la División de Control Financiero y Auditoría de la Intervención General de la Defensa, los informes que deba emitir la IGAE.
- Actuar de interlocutor con el auditor privado y con la entidad auditada, sin perjuicio de las funciones del Director del Servicio.
4.4. Documentación y archivo de las actuaciones.
Siempre que se considere necesario se documentarán por escrito las comunicaciones entre el Director del Servicio y el auditor privado, en particular las correspondientes a la verificación del cumplimiento de la fase de planificación y a la autorización para emitir los memorandos de conclusiones y, en su caso, el informe de auditoría de cuentas, o cualquier otro que por exigencia normativa fuese necesario.
Para la conservación de los distintos documentos que se generan en el proceso de revisión se creará un archivo que se denominará «De revisión de la auditoría de cuentas anuales» en que se indicará la entidad, ejercicio que corresponda y el nombre del auditor privado que ejecuta materialmente el trabajo.
El contenido de este archivo incluirá los siguientes documentos:
- Contrato de colaboración con el auditor privado acompañado de los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas.
- Acuerdo de prórroga del contrato de colaboración, en su caso.
- Modificaciones contractuales que en su caso pudieran producirse.
- Oficio de decreto de la auditoría.
- Plan global y carta de aprobación.
- Copia de los estados financieros auditados.
- Carta de manifestaciones.
- Copia de los memorandos de conclusiones por áreas.
- Memorandos del auditor privado con la propuesta de las conclusiones que, a su juicio, deberían figurar en el informe de auditoría de las cuentas anuales y, en su caso, en el informe adicional e informe complementario.
- Informe provisional de auditoría de cuentas.
- Alegaciones de la entidad auditada.
- Informe definitivo de auditoría de cuentas.
- En su caso, informes provisionales y definitivos, adicional y complementario.
- Notas de observaciones del auditor privado a las alegaciones formuladas por la entidad a los informes emitidos.
- Papeles de trabajo de la revisión efectuada por la IGAE.
- Copia de las hojas de los puntos de revisión entregadas al auditor privado.
- En su caso, propuesta de modificación del Plan Global parar ejercicios siguientes.
- Otros documentos y comunicaciones formales, distintas a los señalados con anterioridad, que se hayan emitido.
Las conclusiones del auditor privado deberán estar soportadas en los papeles de trabajo y documentación soporte obtenidos como consecuencia de la ejecución material de la auditoría realizada, que contengan evidencia suficiente, pertinente y válida, obtenida de la aplicación y evaluación de las pruebas de auditoría que se hayan realizado para obtener una base de juicio razonable. Los papeles de trabajo realizados por el auditor privado permanecerán en sus oficinas y estarán, en todo momento, a disposición de la Intervención General de la Administración del Estado y de los nuevos auditores que ésta contrate en ejercicios sucesivos.
Cuando la IGAE lo considere necesario podrá requerir copia de los papeles de trabajo y en tal caso, cuando estuvieran en soporte informático, se le facilitarán de forma que resulten legibles por los sistemas de la Intervención General.
4.5. Fases del seguimiento de la auditoría.
4.5.1. Revisión de la planificación:
Para la revisión de la fase de planificación, el Jefe del equipo de revisión deberá examinar el Plan global, que incluirá los programas de trabajo y la determinación de los criterios de importancia relativa que se van a tomar en consideración en el desarrollo de los trabajos y en la emisión de los informes, así como su justificación, para verificar que son adecuados a la naturaleza y tamaño de la entidad a auditar dejando constancia por escrito de su examen en un memorando.
El Plan global elaborado por el auditor privado se modificará en todo aquello que el Director del Servicio considere necesario, a fin de adaptar el contenido del trabajo a los requerimientos que son exigibles en una auditoría pública.
El Director del Servicio comunicará por escrito la aprobación del Plan global al auditor privado.
4.5.2. Revisión de la ejecución del trabajo:
La revisión en la fase de trabajo de campo se efectuará de forma selectiva, de manera que el equipo de revisión se limitará a realizar las comprobaciones que se consideren necesarias para verificar que, en sus aspectos básicos, el trabajo de auditoría se ha desarrollado de acuerdo con las normas de ejecución del trabajo incluidas en las NASP.
La revisión no comprenderá la realización por el equipo de revisión de pruebas de auditoría adicionales a las realizadas por el auditor privado.
Durante la ejecución del trabajo, el Jefe del equipo de revisión mantendrá con el auditor privado una comunicación regular que le permita efectuar un adecuado seguimiento, proponer las modificaciones y adaptaciones de los programas de trabajo y realizar el resto de las funciones que le han sido encomendadas.
Entre otros aspectos deberá velar por el correcto cumplimiento de las condiciones técnicas y de solvencia previstas en el contrato y en particular:
- Que el número de miembros, experiencia y capacidad profesional del equipo actuante es el fijado en el contrato.
- Que la ejecución del trabajo se desarrolla de acuerdo con los programas de trabajo previstos.
- Que se solventan adecuadamente los problemas y puntos pendientes que se vayan planteando.
- Que se mantienen las fechas previstas. A este respecto, y en caso de existencia de desviaciones, deberán establecerse las causas y a quién cabe atribuir la responsabilidad de las mismas.
Asimismo, mantendrá con la entidad auditada las comunicaciones que considere necesarias para resolver las incidencias planteadas por la entidad auditada o por el auditor privado.
Normalmente la revisión de la documentación soporte del trabajo realizado deberá efectuarse una vez que dicho trabajo haya sido terminado y supervisado por el empleado que haya sido designado para efectuar dicha función y cuando, según el criterio del auditor privado, se encuentre en condiciones de ser sometido a la citada revisión. No obstante, teniendo en cuenta los plazos de ejecución u otras circunstancias, el Jefe del equipo de revisión y el auditor privado podrán acordar distinto momento temporal para realizarla.
4.5.3. Revisión de la emisión de los memorandos de conclusiones:
El auditor privado dejará constancia de sus conclusiones sobre las cuentas anuales examinadas en un memorando remitido al Director del Servicio, en el que se hará mención de las salvedades y otros hechos o circunstancias relevantes que, a su juicio, deben ser reflejadas en el informe de auditoría de cuentas anuales. Dicho memorando incluirá una propuesta de informe que deberá ajustarse en cuanto a su estructura y contenido, a los términos previstos en la Norma Técnica sobre los informes de auditoría de cuentas anuales emitidos por la Intervención General de la Administración del Estado.
Cuando en virtud de lo previsto en la Norma Técnica sobre los informes de auditoría de cuentas anuales y en la Norma Técnica sobre los informes adicionales al de auditoría de cuentas emitidos por la Intervención General de la Administración del Estado, haya de emitirse un informe complementario o un informe adicional y, cuando la IGAE, en aplicación del artículo 167.4.º de la Ley General Presupuestaria, considere conveniente extender el objeto de la auditoría de cuentas anuales a otros aspectos de la gestión de la entidad auditada, el auditor privado deberá facilitar un memorando en el que expondrá sus conclusiones sobre los trabajos complementarios realizados, de acuerdo con las estipulaciones del contrato. Dicho memorando deberá ajustarse, en cuanto a su estructura y contenido, a los modelos que al efecto pueda establecer la Intervención General.
Asimismo el auditor privado deberá emitir una nota con el análisis y observaciones a las alegaciones formuladas por la entidad auditada.
En caso de que el Director del Servicio aprecie insuficiencias, errores o inexactitudes, requerirá al auditor privado para su subsanación antes de la emisión del informe.
Sin perjuicio de lo anterior, la responsabilidad sobre la obtención de evidencia suficiente, pertinente y válida y, en general, de la observancia de las NASP y demás Normas Técnicas aplicables, corresponde al auditor privado.
Tanto los memorandos como, en su caso, las notas de observaciones que elabore deberán ser firmados por el auditor privado y entregarse al Director del Servicio con el membrete identificativo del auditor privado.
4.6. Emisión del informe.
La Intervención General de la Administración del Estado, sobre la base de los memorandos emitidos por el auditor privado, elaborará el informe de auditoría de cuentas y, en su caso, el informe adicional al de auditoría de cuentas o los informes complementarios necesarios, que se ajustarán a lo dispuesto en las Normas Técnicas sobre los informes de auditoría de cuentas, de 8 de marzo de 2005 y sobre los informes adicionales al de auditoría de cuentas, de 25 de septiembre de 2002.
En el apartado de Introducción se hará mención expresa de que para la realización del trabajo e ha recabado la colaboración de un auditor privado.
Los informes serán emitidos por la Intervención General de la Administración del Estado y firmados por el Director del Servicio. Además también serán firmados por el Jefe del equipo de revisión, cuando el Director del Servicio sea un Jefe de División de la ONA, el Subdirector General de Control Financiero del Sistema de la Seguridad Social o el Jefe de la División de Control Financiero y Auditoría de la Intervención General de la Defensa.
Cuando por razón de la legislación aplicable a la entidad auditada, cuando acuda a mercados financieros o por otras razones debidamente ponderadas, la IGAE, a través del Director del Servicio y a petición de la entidad auditada, autorice la emisión de un informe de auditoría de cuentas por el auditor privado, éste deberá emitir además de los memorandos mencionados anteriormente, dicho informe de auditoría, cuyo contenido no podrá diferir del recogido en el memorando de conclusiones y en el que se mencionará que ha sido emitido en virtud del contrato de colaboración suscrito. Dicho informe será firmado por el auditor privado y entregado al Director del Servicio con el membrete identificativo del auditor que lo emite, para que la IGAE lo remita a la entidad auditada.
En todo caso, la posibilidad de emisión de dicho informe debe estar prevista en el contrato de colaboración a suscribir con el auditor privado.
En el caso de que auditor privado deba emitir informes como consecuencia de mejoras técnicas incluidas en su oferta, los informes elaborados serán firmados exclusivamente por el mencionado auditor privado.
5. COLABORACIÓN PARCIAL DE UN AUDITOR PRIVADO
La Intervención General de la Administración del Estado podrá recabar la colaboración parcial de un auditor privado para la realización de trabajos concretos sobre áreas específicas de una auditoría de cuentas. En tal caso, el objetivo, el alcance y las condiciones del trabajo serán los que se establezcan en el propio contrato de colaboración, que deberá estar adaptado a la planificación y programación del trabajo previamente realizada.
El trabajo que realice el auditor privado dará lugar a la emisión de un memorando que incluirá los resultados obtenidos y las conclusiones alcanzadas y que se dirigirá al Auditor o al Jefe de la División de la ONA que, en el correspondiente Plan de Auditorías, se haya designado para la realización de la auditoría de cuentas.
El Auditor responsable de la auditoría de cuentas dirigirá el trabajo del auditor privado e incorporará al archivo de la auditoría de cuentas los papeles de trabajo resultantes de la colaboración, dejando constancia en ellos de su procedencia.
La revisión sobre la fase de trabajo de campo se efectuará de forma selectiva y salvo que la complejidad del trabajo encargado requiera un seguimiento continuo, se efectuará una vez finalizada su ejecución.
Cuando los trabajos de colaboración parcial consistan en la revisión de la fiabilidad de los sistemas y aplicaciones informáticas que soportan la información contable, la dirección del trabajo consistirá en la concreción de los objetivos del trabajo a desarrollar.
Asimismo, los trabajos de revisión se limitarán a la verificación de que el auditor privado ha expresado su opinión en relación con los objetivos definidos en el contrato.
Texto aprobado por la Comisión para la elaboración de Normas Técnicas, en su reunión de 11 de abril de 2007.