NORMADOC

TÍTULO: Instrucción de 4 de octubre de 2011, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y Hacienda, para el desarrollo de actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de calificación documental, de bibliotecas y de información administrativa en el Ministerio de Economía y Hacienda.[1]
*REGISTRO NORM@DOC:*	28022
BOMEH:	41/2011
PUBLICADO EN:
Disponible en:
VIGENCIA:	A partir de la fecha de su publicación
DEPARTAMENTO EMISOR:	Ministerio de Economía y Hacienda
ANÁLISIS JURÍDICO:
MATERIAS:	Publicaciones oficiales Ministerio de Economía y Hacienda

El Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, determina en su Anexo, la supresión, entre otros, de los siguientes órganos colegiados del Ministerio de Economía y Hacienda: Comisión Asesora de Publicaciones, Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, Comisión de Coordinación de Bibliotecas y Comisión de Información Administrativa.

En el citado Anexo, se dice textualmente que una de las razones de supresión es la existencia de órganos colegiados «cuya función puede ser asumida, sin repercusión en la gestión, por las unidades administrativas u órganos directivos competentes.» Tal es el caso, con respecto a las funciones de los citados órganos colegiados suprimidos, de la Subsecretaría, a través de la Secretaría General Técnica.

El Real Decreto 1127/2008, de 4 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Economía y Hacienda, determina en su Artículo 22 las funciones de la Secretaría General Técnica, concretando que le corresponde a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, ejercer, entre otras, las funciones previstas en los párrafos k), l), m) y n) del apartado 1, que son las siguientes:

«k) La preparación de compilaciones de las disposiciones vigentes que afecten al Ministerio y la proposición de fundiciones o revisiones de textos legales que se consideren oportunas.

l) La gestión del programa editorial del departamento y la coordinación, impulso y difusión de publicaciones.

m) La organización, gestión y mantenimiento de las bibliotecas, archivos del departamento y su documentación.

n) La prestación del servicio de información administrativa del departamento, sin perjuicio de las competencias atribuidas a la Dirección General de Tributos en materia de información sobre la interpretación de la normativa tributaria.»

El desarrollo de estas funciones en los términos expuestos en el citado Real Decreto 1127/2008, de 4 de julio, se basa en la normativa específica de cada una de estas tareas y en especial en el Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales; Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos; Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos; y Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano.

A la vista de lo expuesto, se considera necesario establecer criterios de actuación que garanticen una gestión eficaz de la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones en coordinación con los órganos, organismos y entidades implicados en cada una de las materias señaladas.

De conformidad con lo anterior, esta Subsecretaría acuerda:

Primero. Publicaciones oficiales.

1. En materia de publicaciones, y de forma especial en lo dispuesto en el artículo 5 del Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, a través del Centro de Publicaciones de ella dependiente, se encargará de las siguientes actuaciones:

a) Centralizar la relación en todos los órdenes del Ministerio y sus organismos y entidades con la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

b) Evaluar las propuestas de las unidades editoras con el fin de elaborar anualmente el programa editorial del Departamento, para su remisión a la Junta de Coordinación de Publicaciones oficiales, así como gestionar las diferentes modificaciones de dicho Programa.

c) Preparar la memoria anual de publicaciones del Departamento, con la información aportada por las unidades editoras.

d) Orientar, en coordinación con los organismos y entidades con actividad editorial, la edición, distribución y venta, en su caso, de las publicaciones oficiales.

e) Impulsar la progresiva incorporación de las publicaciones oficiales del Departamento a la administración electrónica, en la producción editorial, el uso de nuevos soportes, la distribución en las nuevas plataformas digitales de distribución y venta, etc.

f) Gestionar el Boletín Oficial del Ministerio de Economía y Hacienda y elaborar o impulsar la preparación de recopilaciones normativas de las materias propias del Departamento.

g) Coordinar la aplicación de la imagen institucional a todas las publicaciones del Departamento, así como el diseño de las publicaciones en cualquier soporte, impulsando la consolidación de estilos, series y colecciones.

2. Para la colaboración en la preparación del Programa Editorial del Departamento, la elaboración de la memoria anual de publicaciones y cualquier otra actividad relacionada con las publicaciones del Departamento, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones contará con personas de contacto en cada uno de los órganos superiores y órganos directivos, así como en los organismos y entidades públicas con actividad editorial del Departamento. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.

Segundo. Coordinación archivística.

1. En materia de archivos, y de forma especial en lo dispuesto en el capítulo II de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones desarrollará las siguientes actuaciones:

a) Centralizar la relación del Departamento y sus organismos y entidades con la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), salvo en el caso de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que dado su volumen documental y sus peculiaridades en este sentido, mantiene relación directa con la CSCDA.

b) Previa consulta con el centro directivo afectado, acordar el inicio de los procedimientos de eliminación de documentos públicos administrativos y, en su caso, la conservación del contenido de los mismos en un soporte distinto del original en que fueron producidos, así como elevar las propuestas de eliminación de serie documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

c) Dictaminar sobre las cuestiones relacionadas con el acceso a los documentos, expedientes y registros, conservados en el Ministerio de Economía y Hacienda y de los organismos vinculados o dependientes de él, así como informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en dicho ámbito.

d) Desarrollar las líneas generales de actuación del Ministerio en materia de archivos.

e) Impulsar la automatización de los archivos del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, así como la incorporación de la gestión documental a la administración electrónica.

2. Para la colaboración y coordinación de estas actuaciones, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones contará con personas de contacto en cada uno de los órganos superiores y órganos directivos del Departamento, así como en los organismos públicos y entidades de él dependientes. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.

Tercero. Coordinación bibliotecaria.

1. En materia de bibliotecas, y de forma especial en lo dispuesto en la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas y el Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones desarrollará las siguientes actuaciones:

a) Coordinar el cumplimiento de las instrucciones de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, en las bibliotecas del Departamento y de sus organismos y entidades dependientes.

b) Valorar qué unidades bibliotecarias reúnen los requisitos para su inclusión en el directorio de bibliotecas dependientes de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, y elaborar dicho directorio.

c) Elaborar la memoria de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental, con la información aportada por éstas, y enviarla a la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

d) Elaborar el plan ministerial de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio, y enviarlo a la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

e) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento y sus entidades y organismos, propiciar el desarrollo de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo, y favorecer la implantación de un sistema de gestión bibliotecario común o la compatibilidad entre los existentes.

f) Impulsar y gestionar el uso coherente de las bases de datos documentales y libros electrónicos como nuevos elementos de los fondos bibliográficos de las bibliotecas, con el consiguiente ahorro económico. En general, fomentar el uso de nuevas tecnologías, recursos electrónicos y digitales y servicios virtuales.

2. Para la colaboración en la elaboración de la memoria anual, utilización de recursos tecnológicos comunes y cualquier otra actividad relacionada con las bibliotecas del Departamento, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, contará con personas de contacto en cada unidad, órgano, organismo o entidad pública de la que dependan una o varias bibliotecas. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.

Cuarto. Coordinación de la información administrativa.

1. En materia de información administrativa, y de forma especial en lo dispuesto en el artículo 5 y siguientes del Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones desarrollará las siguientes actuaciones:

a) Seguimiento de la actividad de información administrativa y de atención al público en el Departamento y en sus entidades y organismos, en particular para la elaboración de una memoria anual.

b) Fomentar el uso de nuevas tecnologías, recursos electrónicos y digitales y servicios virtuales en materia de información y atención al público en las unidades

c) Diseñar y proponer programas formativos dirigidos al personal destinado en las unidades de información administrativa y atención al público del Departamento y de sus entidades y organismos.

3. No obstante lo anterior, a través de la Unidad de Gestión de Contenidos en la Red se desarrollará el epígrafe ñ) del apartado 1 del artículo 22 del Real Decreto 1127/2008, de 4 de julio, que especifica entre las funciones de la Secretaría General Técnica la siguiente: «ñ) La gestión y mantenimiento de contenidos del portal de Internet e Intranet del Ministerio de Economía y Hacienda y la coordinación con los pertenecientes a centros directivos y organismos del departamento, todo ello en colaboración con el Gabinete del Vicepresidente».

Quinto. Nuevas tecnologías.

Para el desarrollo de las actuaciones de coordinación descritas en los epígrafes primero, segundo, tercero y cuarto, se emplearán en la medida de lo posibles mecanismos de comunicación e intercambio derivados de las nuevas tecnologías.

Madrid, 4 de octubre de 2011.— La Subsecretaría de Economía y Hacienda, Juana María Lázaro Ruiz.