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TÍTULO: Instrucción de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas 1/2013, de 12 de febrero, para el desarrollo de actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de bibliotecas y de información administrativa en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. |
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REGISTRO NORM@DOC: |
33960 |
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BOMEH: |
7/2013 |
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PUBLICADO EN: |
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Disponible en: |
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VIGENCIA: |
A partir de la fecha de su publicación |
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DEPARTAMENTO EMISOR: |
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas |
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ANÁLISIS JURÍDICO: |
Referencias anteriores: A partir de su entrada en vigor, deja sin efecto, en el ámbito del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, la Instrucción de la Subsecretaría de Economía y Hacienda, de 4 de octubre de 2011. |
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MATERIAS: |
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Publicaciones oficiales Información Administrativa Bibliotecas Organización Administrativa |
ÍNDICE SISTEMÁTICO
Primero. Publicaciones oficiales.
Segundo. Coordinación bibliotecaria.
Tercero. Coordinación de la información administrativa.
Sexto. Instrucción de la Subsecretaría de Economía y Hacienda, de 4 de octubre de 2011
TEXTO
El Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, determina en su Anexo, la supresión, entre otros, de los siguientes órganos colegiados del extinto Ministerio de Economía y Hacienda: Comisión Asesora de Publicaciones, Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, Comisión de Coordinación de Bibliotecas y Comisión de Información Administrativa.
En el citado Anexo, se dice textualmente que una de las razones de supresión es la existencia de órganos colegiados «cuya función puede ser asumida, sin repercusión en la gestión, por las unidades administrativas u órganos directivos competentes.» Tal es el caso, con respecto a las funciones de los citados órganos colegiados suprimidos, de la Subsecretaría, a través de la Secretaría General Técnica.
El Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, determina en su Artículo 19 las funciones de la Secretaría General Técnica, concretando que le corresponde a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, ejercer, entre otras, las funciones previstas en los párrafos m), n), ñ) y o) del apartado 1, que son las siguientes:
«m) La preparación de compilaciones de las disposiciones vigentes que afecten al Ministerio y la proposición de fundiciones o revisiones de textos legales que se consideren oportunas.
n) La gestión del programa editorial del departamento y la coordinación, impulso y difusión de publicaciones.
ñ) La organización, gestión y mantenimiento de las bibliotecas, archivos del departamento y su documentación.
o) La prestación del servicio de información administrativa del departamento, sin perjuicio de las competencias atribuidas a la Dirección General de Tributos en materia de información sobre la interpretación de la normativa tributaria.»
El desarrollo de estas funciones en los términos expuestos en el citado Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, se basa en la normativa específica de cada una de estas tareas y en especial en el Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales; Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos; Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos; y Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano.
Para establecer criterios de actuación que garanticen una gestión eficaz de la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones en coordinación con los órganos, organismos y entidades implicados en cada una de las materias señaladas, la Subsecretaría del extinto Ministerio de Economía y Hacienda dictó la “Instrucción de 4 de octubre de 2011 para el desarrollo de actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de calificación documental, de bibliotecas y de información administrativa en el Ministerio de Economía y Hacienda”.
Sin embargo, desde la firma de esta instrucción se han producido dos circunstancias que obligan a la aprobación de una nueva instrucción adaptada a la situación actual:
1. El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso, prevé en su artículo 13.2 la constitución de grupos de trabajo ministeriales para la coordinación de los archivos de cada Departamento y sus organismos públicos.
2. El mencionado Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, desarrolla la nueva estructura departamental.
Por tanto, es necesario en estos momentos adaptar la coordinación de las publicaciones oficiales, las bibliotecas y la información administrativa, a la nueva situación creada tras la entrada en vigor de esta normativa, dejando la coordinación en materia de calificación documental al grupo de trabajo que prevé el Real Decreto 1708/2011.
De conformidad con todo lo expuesto, esta Subsecretaría acuerda:
Primero. Publicaciones oficiales.
1. En materia de publicaciones, y de forma especial en lo dispuesto en el artículo 5 del Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, a través del Centro de Publicaciones de ella dependiente, se encargará de las siguientes actuaciones:
a) Centralizar la relación en todos los órdenes del Ministerio y sus organismos y entidades con la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.
b) Evaluar las propuestas de las unidades editoras con el fin de elaborar anualmente el programa editorial del Departamento, para su remisión a la Junta de Coordinación de Publicaciones oficiales, así como gestionar las diferentes modificaciones de dicho Programa.
c) Preparar la memoria anual de publicaciones del Departamento, con la información aportada por las unidades editoras.
d) Orientar, en coordinación con los organismos y entidades con actividad editorial, la edición, distribución y venta, en su caso, de las publicaciones oficiales.
e) Impulsar la progresiva incorporación de las publicaciones oficiales del Departamento a la administración electrónica, en la producción editorial, el uso de nuevos soportes, la distribución en las nuevas plataformas digitales de distribución y venta, etc., en el marco de los planes de modernización e impulso de la administración electrónica del Departamento.
f) Gestionar el Boletín Oficial del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y elaborar o impulsar la preparación de recopilaciones normativas de las materias propias del Departamento.
g) Coordinar la aplicación de la imagen institucional a todas las publicaciones del Departamento, así como el diseño de las publicaciones en cualquier soporte, impulsando la consolidación de estilos, series y colecciones.
2. Para la colaboración en la preparación del Programa Editorial del Departamento, la elaboración de la memoria anual de publicaciones y cualquier otra actividad relacionada con las publicaciones del Departamento, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones contará con personas de contacto en cada uno de los órganos superiores y órganos directivos, así como en los organismos y entidades públicas con actividad editorial del Departamento. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.
Segundo. Coordinación bibliotecaria.
1. En materia de bibliotecas, y de forma especial en lo dispuesto en la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas y el Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones desarrollará las siguientes actuaciones:
a) Coordinar el cumplimiento de las instrucciones de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, en las bibliotecas del Departamento y de sus organismos y entidades dependientes.
b) Valorar qué unidades bibliotecarias del Departamento reúnen los requisitos para su inclusión en el directorio de bibliotecas dependientes de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, y elaborar dicho directorio.
c) Elaborar la memoria de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental, con la información aportada por éstas, y enviarla a la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.
d) Elaborar el plan ministerial de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio, y enviarlo a la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.
e) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento y sus entidades y organismos, propiciar el desarrollo de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo, y favorecer la implantación de un sistema de gestión bibliotecario común o la compatibilidad entre los existentes, en el marco de los planes de modernización e impulso de la administración electrónica del Departamento.
f) Impulsar y gestionar el uso coherente de las bases de datos documentales y libros electrónicos como nuevos elementos de los fondos bibliográficos de las bibliotecas, con el consiguiente ahorro económico. En general, fomentar el uso de nuevas tecnologías, recursos electrónicos y digitales y servicios virtuales, en el marco de los planes de modernización e impulso de la administración electrónica del Departamento.
2. Para la colaboración en la elaboración de la memoria anual, utilización de recursos tecnológicos comunes y cualquier otra actividad relacionada con las bibliotecas del Departamento, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, contará con personas de contacto en cada unidad, órgano, organismo o entidad pública de la que dependan una o varias bibliotecas. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.
Tercero. Coordinación de la información administrativa.
1. En materia de información administrativa, y de forma especial en lo dispuesto en el artículo 5 y siguientes del Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones desarrollará las siguientes actuaciones:
a) Seguimiento de la actividad de información administrativa y de atención al público en el Departamento y en sus entidades y organismos, en particular para la elaboración de una memoria anual.
b) Fomentar el uso de nuevas tecnologías, recursos electrónicos y digitales y servicios virtuales en materia de información y atención al público en las unidades, en el marco de los planes de modernización e impulso de la administración electrónica del Departamento.
c) Diseñar y proponer programas formativos dirigidos al personal destinado en las unidades de información administrativa y atención al público del Departamento y de sus entidades y organismos.
2. Para la colaboración y coordinación de estas actuaciones, la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones contará con personas de contacto en cada uno de los órganos superiores y órganos directivos del Departamento, así como en los organismos públicos y entidades de él dependientes. La designación de estas personas será comunicada por los órganos, organismos y entidades a la mencionada subdirección general, en el plazo máximo de un mes, desde la firma de esta instrucción.
3. No obstante lo anterior, estas actuaciones se ejercerán sin perjuicio de las competencias que corresponden a la Unidad de Gestión de Contenidos en la Red, recogidas en el artículo 19.1. q) del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero: « La gestión y mantenimiento de contenidos del portal de Internet e Intranet del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y la coordinación con los pertenecientes a centros directivos y organismos del departamento, todo ello en colaboración con el Gabinete del Ministro».
Para el desarrollo de las actuaciones de
coordinación descritas en los epígrafes primero, segundo y tercero, se
emplearán en la medida de lo posibles mecanismos de comunicación e
intercambio derivados de las nuevas tecnologías, en especial los entornos
colaborativos creados para cada una de las competencias desarrolladas.
Estas actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de bibliotecas y de información administrativa no supondrá aumento de gasto público, llevándose a cabo con los recursos humanos y los medios materiales existentes.
Sexto. Instrucción de la Subsecretaría de Economía y Hacienda, de 4 de octubre de 2011
A la entrada en vigor de la presente Instrucción, queda sin efecto en el ámbito del ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas la Instrucción de Subsecretaría de Economía y Hacienda, de 4 de octubre de 2011, para el desarrollo de actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de calificación documental, de bibliotecas y de información administrativa (Boletín Oficial del Ministerio de Economía y Hacienda número 41, de 10 de octubre de 2011).
Madrid, a 12 de febrero de 2013
La Subsecretaria
Pilar Platero Sanz