Web del Ministerio de Hacienda

Cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos.

A través del portal Administración electrónica se puede acceder a información sobre el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas (SEAP), concretamente accediendo a través de: http://administracionelectronica.gob.es/ctt/verPestanaGeneral.htm?idIniciativa=dir3#.U47SHkqnLcs  En el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en la siguiente url: http://face.gob.es se puede acceder a la sección Directorio donde se encuentra la relación de oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras que pueden recibir facturas a través de FACe.

Para proveedores que conecten sus sistemas de manera automática a través de servicios web a FACe, se proporciona un método de consulta automático de unidades y códigos dados de alta en el mismo. Todo ello, sin perjuicio de otras soluciones de acceso que pueda desarrollar más adelante la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

De acuerdo con la disposición adicional trigésimatercera del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, introducida por la disposición final séptima de la Ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, en los pliegos de cláusulas administrativas para la preparación de los contratos que se aprueben a partir de la entrada en vigor de dicha disposición (27-07-2013), se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente.

Por tanto, desde 27 de julio de 2013 resulta obligatoria la identificación de los órganos administrativos implicados en la tramitación de la factura, aunque sin la necesidad de utilizar una codificación específica.

Es a raíz de la aprobación de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, cuando de acuerdo con su disposición adicional tercera, se exige la codificación de esas unidades administrativas (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) en términos del directorio común de unidades administrativas accesible a través de la página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. En consecuencia, las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de la citada Orden Ministerial habrán de incluir la referida codificación de los órganos administrativos participantes en las mismas.

No obstante, se recomienda, al objeto de facilitar la tramitación administrativa interna, incluir la codificación de estos órganos administrativos para todas las facturas que se emitan a partir de 2014.

En las facturas, electrónicas o en papel, incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se identificarán los órganos administrativos implicados en la tramitación de la factura (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora).

Al margen de la factura, podrá adjuntarse la documentación que se estime necesaria, como hasta ahora.

La Ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo añade una nueva disposición adicional trigésima tercera al texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, en virtud de la cual en los pliegos de cláusulas administrativas que se aprueben a partir de la entrada en vigor de aquella Ley (el 28 de julio de 2013), se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente.

Posteriormente la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, concreta en su disposición adicional tercera que las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esa Orden ajustarán la codificación de los órganos administrativos que participen en la tramitación de las mismas a la establecida en el directorio común de unidades administrativas DIR3 gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, disposición que tiene carácter básico y que, por tanto, es de aplicación también a CC.AA. y Entidades locales. Dicha Orden entró en vigor el 30 de marzo de 2014, si bien como indica la disposición final segunda de la misma, las Comunidades Autónomas y Entidades locales dispondrán de un periodo de 3 meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta orden, es decir hasta el 30 de junio de 2014.

En conclusión, los pliegos de cláusulas administrativas que se aprueben a partir de 28 de julio de 2013 deben incluir la identificación de los órganos administrativos que participan en la tramitación de la factura, que deberá figurar en la factura. Además, desde el 30 de marzo de 2014, dicha identificación debe realizarse mediante el código asignado a dichas unidades en el directorio común de unidades administrativas DIR3 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, sin perjuicio del periodo de 3 meses (hasta el 30 de junio de 2014) del que disponen las CC.AA. y Entidades locales para la adecuación de sus sistemas.

Los 3 códigos de las unidades administrativas que participan en la tramitación de la factura tienen que preverse como se ha indicado anteriormente en el pliego de cláusulas administrativas y figurar en la factura. El código de unidad tramitadora dependerá de la unidad tramitadora a la que corresponda la tramitación de la factura; el de órgano gestor estará en función del centro gestor al que corresponda la factura; y el de oficina contable será el que corresponda a la oficina contable en la que deba contabilizarse el gasto justificado con dicha factura.

Para un mismo órgano gestor, en función de la naturaleza de la contratación podría corresponder su tramitación a una u otra unidad tramitadora. Normalmente la oficina contable será la que corresponda a la unidad tramitadora, aunque puede haber casos en los que una unidad tramitadora pueda trabajar con varias oficinas contables.

Hay que indicar que se ajustará a lo que necesite en cada caso la unidad, sea de servicios de Salud o de cualquier otro tipo. Las unidades que aparecen en la factura (oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora) tienen que ser unidades del Directorio Común de unidades. El Artículo 9 del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica) estipula que las Administraciones públicas mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos, y la solución tecnológica DIR3 es la que da soporte en la actualidad a este artículo. En ella la organización de las CCAA y las EELL se gestiona a través de estos órganos, mapeando los directorios que tengan en su organización, por lo que se encontrará ajustada a la realidad. Por otra parte, tanto DIR3 como FACe permiten que se den de alta y se trabaje con unidades que no sean órganos administrativos, para poder ajustarse aún más a la realidad de determinadas casuísticas en relación a la contratación y la facturación

El formato adoptado por Ley 25/2013, de 27 de diciembre es el de factura e 3.2. y 3.2.1.

Que tendrán que adaptarse al formato establecido con carácter básico por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

No, será el Punto general de entrada de facturas electrónicas el único punto de entrada (artículos 6 y 11 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público).

El formato de factura electrónica que se remita a las Administraciones públicas queda regulado en el artículo 5 y en la disposición adicional segunda de la Ley 25/2013 que entró en vigor a los 20 días de la publicación de la ley en el BOE (a diferencia de la obligatoriedad de la factura electrónica que no entra en vigor hasta el 15 de enero de 2015). Dicha publicación se produjo el 28 de diciembre de 2013. Por tanto, como una factura EDI tiene el carácter de factura electrónica y no es el formato admitido por las Administraciones públicas, la presentación de la misma en un registro administrativo no cumpliría los requisitos establecidos en la ley.

Algunos productos (por ejemplo marcapasos, prótesis de cadera, etc.), tienen un procedimiento especial más complejo que el resto.

Se aplica a todos, no hay especialidades por razón del producto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

El Punto general de entrada de facturas electrónicas y el formato para la presentación de las facturas son los previstos en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, únicos para todos, pero no afecta a los sistemas de gestión internos.

El artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electró- nica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público establece el derecho del proveedor a la presentación de factura electrónica siempre que quiera y la obligación para determinados tipos de proveedores.

Las facturas que estuvieran  exentas de la obligación de anotación en el Registro contable de facturas, de acuerdo con el desarrollo reglamentario que cada Administración pueda realizar acogiéndose a lo dispuesto en el artículo 9.1 de la ley 25/2013, cuando no sean objeto de anotación en dicho Registro contable de facturas, no podrán ser objeto de la remisión a la AEAT prevista en el art. 13 de la Ley 25/2013.

Por tanto, se enviará información de toda factura registrada en el registro contable de facturas.

No obstante, ello no impedirá que las facturas no anotadas en el registro contable de facturas sean tomadas en consideración en otras declaraciones informativas a remitir a la AEAT como, por ejemplo, la Declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347).

Cabe recordar que de acuerdo con lo previsto en el art. 9.1 de la ley 25/2013 se entienden que todas las facturas están incluidas. Únicamente y con carácter excepcional, pueden excluirse por normativa autonómica por vía reglamentaria.

La exclusión de la obligación de anotación en el registro contable de facturas es una posibilidad que la Ley 25/2013 confiere a las Administraciones Públicas incluidas en su artículo 9.1 y con ella se pretende reducir los costes administrativos derivados de la llevanza del registro para las facturas susceptibles de exclusión.

Cuando la Administración es el deudor del crédito cedido, la normativa exige la comunicación fehaciente para que surta efectos, pero no que la misma se formalice en la propia factura por lo que no se ha previsto un tratamiento específico.

La cesión de créditos derivados de la factura está prevista en la normativa contable de las Administraciones públicas, sin que al efecto se haya previsto un tratamiento particular para la factura electrónica.

Por ello, los contratistas que cedan a un tercero sus derechos de cobro frente a la Administración deberán notificar dicha cesión al correspondiente Servicio gestor del gasto de acuerdo con el procedimiento previsto en la normativa contable de cada Administración.

Lo que prevé la Ley 25/2013 en su artículo 6.3 es que el proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la misma.

Sí, el sistema acepta ficheros anexos a las facturas. Se pueden remitir a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas que corresponda, y la documentación adjunta llegará a la oficina contable a través del registro contable de facturas.

Según prevé el proyecto de Orden por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, el registro correspondiente al Punto General  de Entrada de Facturas Electrónicas proporcionará un justificante de la presentación de la factura ante el mismo que incluirá el número de registro asignado por el registro electrónico correspondiente.

A través del punto general de entrada de la Administración General del Estado si la presentación se hace por el portal se devuelve un justificante al usuario que ha presentado la factura. Si se realiza la presentación por web services se devuelve en el mismo web service el número de registro que se ha dado a la factura en el sistema.