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Política de gestión documental

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​La transformación digital es un reto al que se enfrentan las administraciones públicas españolas. El avance en los últimos años ha sido considerable, pero aún queda mucho camino por recorrer. Es importante conseguir la plena adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad y el envío al archivo electrónico único de los expedientes finalizados. La solución a estos problemas la tenemos en la política de gestión de documentos electrónicos.

La política de gestión de documentos electrónicos (PGD-e) establece las directrices y distribuye las responsabilidades para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, en el marco de las actividades del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

El objetivo es tener claros los requisitos técnicos y de procedimiento, para que los documentos electrónicos que deban ser conservados, se conserven con garantías suficientes para poder acceder a ellos, aunque pasen siglos.

La tercera edición de la PGD-e de MINHAFP consta del documento principal, doce anexos y once guías de aplicación.

La actual PGD-e es fruto de los trabajos conjuntos realizados entre 2017 y 2021 por un amplio grupo de trabajo en el que están representados todos los organismos, centros directivos y entidades del Ministerio de Hacienda y Función Pública, así como del Ministerio de Política Territorial, además de la Secretaría General de Administración Digital.

La primera edición de la PGD-e del ministerio vio la luz en 2014. Fue la primera de la AGE y en 2016 obtuvo el premio al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y León.

A la hora de iniciar su implantación, debemos destacar la Guía de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos. Se trata de un manual básico para poner en marcha la administración digital, así como la Guía de aplicación de tramitadores y gestores documentales, que contiene las características básicas de estas herramientas de cara a su diseño o adquisición.

La Política de gestión de documentos electrónicos es una herramienta imprescindible para el avance de la transformación digital en nuestras administraciones.

NIPO: 137-22-169-1

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